نمی دانم که آیا شما هم با من موافقید یا نه؟

وقتی کودک بودم، قهرمانانی در ذهن داشتم . پدرم، معلمم وخیلیهای دیگر از جمله این

قهرمانان بودند.
یادم می آید که همواره معلمم را دانشمندترین، کاملترین، قوی ترین و ... می پنداشتم

و متاسفانه هرچه بزرگتر می شدم آرام آرام این ذهنیت واقعی تر می شد!

در میام معلمهای دوران دبستان ، آموزگار کلاس پنجم دبستانم را بیش از همه به یاد

در ادامه بحث قبلی

3. در درون شرکتها هم اوضاع به همین منوال است. در کمتر شرکتی می بینید که هر شغل دارای

دستور العمل یا شرح وظایف دقیق و روشن باشد. اگر هم هست معمولا به کلیات بسنده می کنند.

مثلا در باره مسئولین دفاتر می گویند که:

• موظف به ایجاد برقراری نظم و انضباظ دفتر هستند

• پاسخگویی تلفنها ، ارسال و دریافت پیامها و تنظیم جلسات را انجام دهند.

• ...

اما خوبست که بدانیم وظایف مسئولین دفاتر باید جزیی تر و دقیق تر و با توجه به مدیر مربوطه

تنظیم شود. در زیر نمونه ای افراطی ( تاکید می کنم که خیلی افراطی است)  از شرح وظایف

شغلی مسئول دفتر یکی از مدیران آی بی ام را برگرفته از کتاب رقص فیلها می آورم. هرچند این

نمونه مورد تایید نیست 0 در سال 1975 نوشته شده است) ولی نشان دهنده ضرورت شفافی

ت در تعیین وظایف مسئول دفتر به عنوان مثال می باشد.

• پوشیدن پیراهن سفید و نیم تنه در تمام اوقات

• مقداری پول خورد با خود داشته باشید. زیرا زمانی که مدیر شما در بیرون اداره است و می

خواهد تلفن بزند، مورد نیاز می باشد.

• میهمانی های غافلگیرانه ی مدیر، برای پرسنل باید در عرض 15 دقیقه تحت عنوان "متفرقه"

برنامه ریزی شود. کیک های تولد، چنگالها، دستمال سفره ها، و چاقوی کیک بری توسط منشی

فراهم می شود. دستیار اجرایی بر روی نزدیک ترین صندلی به در می نشیند تا به تلفنها پاسخ

دهد.

• مدیر سه ساعت دارد : یکی روی میز تحریر؛ یکی میز پذیرایی؛ یکی بر روی طاقچه ی پنچره

در بیرون دفتر شما. هر سه ساعت باید روزانه تنظیم شوند. برای گرفتن وقت صحیح با تلفن

96378537 تماس بگیرید.

• بوردیک ( نام مدیر بخش مربوطه است) ، آدامس بدون قند نعناعی مارک Carefree Spreamint

دوست دارد. زمانی که قوتی خالی در سبد بیرونی دیده شد، جعبه ذخیره باید روی میز تحریر او

قرار گیرد و جعبه ذخیره ی جدید خریداری شود.

4. در یکی از شرکتهایی که کار می کردم. سهامداران بدو تاسیس آن خارجی بودند . آنها در سال

1353 دستور العمل و شرح وظایف کارکنان را به فارسی و انگلیسی در دو ستون تایپ کرده بودند

و پس از به رویت رساندن هر یک از کارکنان در پرونده پرسنلی ایشان قرار داده بودند.به یاد دارم

وقتی که سرپرست نگهبانی شرکت در سال 1386 می خواست بازنشست شود و من پرونده پرسنلی

او را می دیدم، در پرونده او این شرح وظایف بصورت نامه ای خطاب به وی موجود بود. متن شرح

وظایف دو زبانه با دقت در خوری تهیه شده بود و پس از 33 سال که آنرا می خواندم تقریبا 90 درصد

آن همچنان مصداق داشت. فراموش نکنیم که در آن زمان کامپیوتر ها و نرم افزارهایی مثل word در

دسترس نبود و همه با ماشین تحریر تایپ می شدند که نشان می دهد چقدر اینکار برای مدیریت وقت

مهم بوده است.

5. تنظیم شرح وظایف صرفا از جنبه شکلی مهم نیست. بلکه نشان می دهد که کارفرما یا مدیریت

ارشد سازمان می داند که از کارمند خود چه می خواهد. خیلی وقتها عدم تعریف شرح وظایف است

که باعث می شود کارفرما و کارمند به اختلافات جدی برسند.

6. تاکید می شود که در حین استخدام مدیران ارشد یا کارکنان کلیدی سازمان کمیته ای برای انتخاب

این افراد تشکیل شود و در اولین گام روشن سازد که برای شغل مذکور چه ویژگیهایی را باید جستجو

کنند. به عنوان مثال رئیس کمیته جستجو برای مدیرعامل جدید آی بی ام در کتاب رقص فیلها می گوید:

که هیات مدیره آی بی ام به دنبال یک فن سالار نیست، بلکه در جستجوی یک رهبر جامع نگر و تحول

آفرین است.....فرد مذکور باید یک رهبر موثر و کارآمد امتحان پس داده – و در ایجاد و مدیریت تحول خبره

و ماهر – باشد.